Er ligt weer een bericht over nieuwe douaneregels op je bureau. Misschien ben je geneigd het bij de andere berichten op te bergen, maar deze wijzigingen verdienen je aandacht. Naar verwachting gelden vanaf 1 november 2026 nieuwe eisen voor productidentificatie (Product Identifier, PID) en een nieuwe EU-afhandelingsheffing (Union Handling Fee, UHF) voor goederen die op afstand worden verkocht en de EU binnenkomen. Deze komen boven op het douanerecht van € 3 dat eerder dit jaar is ingevoerd. Daarbij speelt de kwaliteit van je productgegevens een belangrijke rol. Als de douane om meer productinformatie vraagt, kan een efficiënt magazijn niet voorkomen dat een zending vastloopt door onjuiste gegevens.
De Union Handling Fee krijgt veel aandacht, de risico’s van onjuiste productgegevens veel minder
De verwachte Union Handling Fee is een heffing van de Europese Unie voor de douaneafhandeling van bepaalde goederen die via verkoop op afstand worden ingevoerd. Deze kan de kosten van invoer in de EU verhogen.
Minder duidelijk is hoe snel onjuiste of onvolledige productgegevens problemen kunnen veroorzaken in de dagelijkse bedrijfsvoering. Denk aan een ontbrekende productidentificatie, een verouderde productomschrijving of een onjuiste HS-code. Op zichzelf lijken dit misschien kleine fouten. Ze kunnen er wel toe leiden dat een zending wordt tegengehouden. Vervolgens vraagt een klant waar de bestelling blijft. Je team moet dan handmatig problemen oplossen die maanden eerder al voorkomen hadden kunnen worden. Zo heeft de kwaliteit van productgegevens direct gevolgen voor je dagelijkse operatie.
Verschillende versies van productgegevens zorgen voor problemen
Bedrijven kunnen vastlopen doordat hun productgegevens elkaar tegenspreken. Bij de meeste bedrijven is de benodigde productinformatie wel aanwezig. De informatie is alleen over te veel plekken verspreid. Productgegevens staan bijvoorbeeld in het ERP-systeem, bij een leverancier en in de gegevens die naar een online marktplaats worden doorgestuurd. Die versies komen niet altijd met elkaar overeen, waardoor hetzelfde product op verschillende manieren wordt omschreven. Naarmate de douane gedetailleerdere informatie vraagt, leveren die verschillen meer problemen op.
Het aantal aangifteregels kan je invoerkosten beïnvloeden
Naar verwachting wordt de heffing per regel in de douaneaangifte berekend, in plaats van per pakket. Dat lijkt misschien een technisch detail, maar het heeft gevolgen voor je invoerkosten. De manier waarop je producten indeelt, groepeert en aangeeft, kan direct invloed hebben op de kosten van invoer in de EU. Bedrijven met correcte, goed gestructureerde productgegevens zijn hier beter op voorbereid dan bedrijven die tegenstrijdigheden in jarenlang opgebouwde productgegevens moeten uitzoeken. Dat verschil wordt naar verwachting groter.
Drie vragen om vandaag te stellen
Wacht niet tot volgend kwartaal of totdat de regels ingaan. Stel deze vragen vandaag.
- Kun je elk product dat je naar de EU verzendt met zekerheid identificeren?
Als de douane om een productidentificatie vraagt, kunnen je teams die dan telkens snel terugvinden?
- Kun je vertrouwen op de gegevens die bij je producten horen?
Daarbij gaat het om alle productgegevens. Denk aan omschrijvingen, waarden, oorsprongsgegevens, douaneclassificaties en productidentificaties.
- Hoeveel handmatig werk is er nog nodig om je productgegevens op orde te houden?
Handmatige noodoplossingen blijven vaak onopgemerkt totdat ze extra kosten veroorzaken.
Controleer je processen voordat de douane dat doet
Breng vóór de ingangsdatum in kaart waar je productgegevens staan en welke gegevens ontbreken of niet kloppen. Maak vervolgens een plan om die problemen aan te pakken. Zo kun je tijdig inspelen op de nieuwe eisen.
Hoe Paxon je helpt
Paxon helpt bedrijven dagelijks om goederen efficiënt over de grens te vervoeren. Bij nieuwe regelgeving gaat het gesprek meestal eerst over de vraag hoe je aan de regels voldoet. Al snel komen ook processen, systemen, de kwaliteit van gegevens en de continuïteit van je logistieke processen aan bod. Ook bij deze vragen ondersteunt Paxon bedrijven.
Paxon helpt je ontbrekende of onjuiste gegevens op te sporen voordat ze vertraging veroorzaken en problemen op te lossen voordat ze extra kosten met zich meebrengen. Die ondersteuning richt zich ook op het zo inrichten van je logistieke processen dat je ze kunt aanpassen wanneer de regels veranderen. Regelgeving blijft veranderen. Door je tijdig voor te bereiden, kun je ook bij nieuwe regels concurrerend blijven.